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警惕!發送電子郵件時,千萬不要犯這些常見錯誤!

閱讀(18358)標籤:電子郵件

  電子郵件會影響我們的個人品牌。據說,一個職場人平均每天收到121封郵件,一年的郵件加起來簡直就像雪崩一樣,難怪我們對郵件方面的影響已經有些麻木。通常情況下,我們會花上幾個小時來美化自己的LinkedIn個人資料、修改簡曆,然而卻因爲趕時間而匆忙地把一封不知所雲的郵件發了出去。“從我的個人設備發送,請忽略錯别字”等說明不能成爲“免死金牌”,也不能被當作草率寫郵件的借口。

  有沒有想過,你正在通過郵件傳達什麽樣的個人品牌?是時候認真考慮一下了。你發送的每封電子郵件都會影響你的職場聲譽。

  郵件太長,難以消化

  你的郵件是不是像《罪與罰》(Crime and Punishment,俄國作家陀思妥耶夫斯基創作的長篇小說——譯者注)那樣,長得要分爲12個部分呢?你是不是會把對方想知道的背景全都寫進去呢?雖然背景對於理解内容至關重要,但是要記住,對方需要知道的,隻是所有信息的一小部分而已。成年人的注意力隻有8秒,所以每一刻都很重要:直接切入重點就好了。

  郵件抄送很多人

  你是不是已經習慣把郵件抄送給許多人?如果是這樣,你就要問問自己,究竟誰才真正需要接收到這封郵件?在許多企業中,形成了一種利用“過度抄送”以保護自己的政治文化。記住,你發送的每封郵件都會增加其他抄送人的郵件負擔,特别是當其中一個收件人決定“全部回複”時。

  郵件内容不完整

  雖然要長話短說,但是也不能簡要得過於突兀。千萬不要在郵件中隻寫個一詞半句,進行思維跳躍,而不考慮對方是否能夠跟得上。之前,你是否收到了大量的回複郵件要求澄清問題?如果是這樣,就說明你的電子郵件需要更具條理性,以及需要加入更多背景。

  郵件重點不明确

  千萬不要讓對方像符号學家一樣,必須去挖掘你的電子郵件才能找到重要内容。要确保對方知道問題是什麽,以及爲什麽要他回複。盡管我們的工作離不開電子郵件,但是回複郵件并不是什麽高深的事務。如果想讓讀者消化你的信息,甚至采取行動,就要将信息寫得簡單明了。

  對於如何撰寫電子郵件,我們可以從馬克·吐溫(Mark Twain)的寫作風格中得到啟發:他開創了一種獨特、讓人印象深刻的寫作風格,另外他還會對文字進行反複編輯,以做到通俗易懂。正如他所說:“任何人都有想法,但是難就難在如何使用精煉的語言而非長篇大論表達出來。”所以,不妨花些時間來優化、打磨郵件,相信你很快就會發現效果已經大幅改善。另外,郵件一定要追求質量而非數量,并不是每封郵件都值得你花費同樣的精力。

  不過,千萬别效仿馬克·吐溫的另一個寫作風格,那就是壞脾氣。其實,人們對電子郵件本身懷有固有偏見。因爲人們往往習慣依賴語調、面部表情和身體語言等社交線索,來解讀對方的表達;社會神經科學領域已經證明,如果缺乏這些,信息接收者就很容易得出最壞的結論。所以寫電子郵件時,你千萬要留意各種細節,否則會很容易招緻對方的誤解,而你就得去收拾殘局了。

  從寫下一封電子郵件開始,請遵循以下規則:

  在主題一欄明确注明郵件目的。如果在主題前面加上标題(例如【行動】、【通知】)就更好了,這樣做能夠幫助對方弄明白回複的重點是什麽。

  在電子郵件開頭就明确提出要求,以防對方沒有看到預覽以外的内容。這樣一來,就在無形中提高了對方理解郵件重點的機會。

  如果要把任務分配給某人或者向某人提出問題,可以在郵件正文中将此人名字加粗,這樣就大幅提升了獲得所需注意力的機會。

  花些時間,把郵件盡可能寫得有禮貌一些,這将幫助對方真正了解你想說的話。

  下次打開電子郵件帳戶時,不妨認真看看你的“已發送”文件夾。關於你的個人品牌的一切信息都在裡面。如果你對自己的品牌不滿意,那麽就從現在開始,重新通過電子郵件來打造你的職場聲譽,這真的非常重要。

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