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如何正确使用企業郵箱

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企業郵箱使用規範應該怎樣制定?企業郵箱是員工開展内外交流與溝通的重要工具,規範使用企業郵箱對提升企業整體形象有着積極作用。那麽我們應該怎樣制訂企業郵箱企業郵箱使用規範呢?

企業郵箱使用規範範本

1、制定目的

爲了規範公司郵箱管理,正确使用和利用郵箱普通,充分發揮企業郵箱的作用,最大限度地提高郵箱的使用率。

2、适用範圍

本制度适用於xx全體員工(含分公司)。

3、權責

3.1 行政部負責企業郵箱的安全管理和運行秩序維護;

3.2企業郵箱 各部門(中心)員工是負責正确使用企業郵箱;

3.3 運維工程師負責公司郵件資料的保密,保證郵箱資料更新及時準确

4、具體規定

4.1、新人培訓

行政部前台工作人員負責開通和管理員工個人電子郵箱,并對新進員工或不會使用企業郵箱的員工進行初步培訓

4.2、賬号開通

密碼管理:企業郵箱開通後,使用者可登錄郵箱網絡地址,比如“mail.west.cn”,輸入分配的個人用戶名和密碼登陸郵箱,并在第一時間進行密碼更改,以确保郵箱的安全性。

簽名管理:在郵箱設置裡,設定個人簽名,使用公司統一的格式(包含:電話、傳真、收集、郵箱、公司名稱、公司網址、地址、logo等)

4.3、郵件收發

公司全員上班之後第一件事爲打開企業郵箱檢查郵件,在外出差的同事對郵箱設置“郵件到達短信提醒功能”,以便及時處理公務。

4.4、郵件撰寫

4.4.1 稱呼:可以稱呼對方姓名及身份,注意如果發給多人的話,有時還要注意一個順序問題。

4.4.2 确保無錯别字,表述準确,盡量避免有歧義的詞語。

4.4.3 表述有條理。需要談多件事情時,用1、2、3、4、等标識。

4.4.4 合理使用大寫、加粗、字體顔色等功能,以突出重點。

4.4.5 使用結束語。如有任何問題請随時聯系我;或顯示誠懇和感謝,如:此緻敬禮、祝商祺等。

4.5 郵箱管理

4.5.1 運維工程師根據公司對郵箱管理的安全需求、風險評估後的安全隐患提交解決方案、風險管理控制措施等;

4.5.2 及時給各部門提供郵箱各類技術支持,保證各部門工作順利開展;

4.5.3 定期檢查郵箱的使用情況,對不按規定使用郵箱的員工給予口頭警告,三次以上的關閉其郵箱使用權;

4.5.4 定期更新、删除郵箱名單,确保郵箱資料的準确率;

4.5.5 根據公司發展的需要和要求,對郵箱設置及時做出調整;

4.5.6 定期維護和檢查外企業郵箱部托管機器、設備,保證正常運行;

4.5.7 對郵箱的申請資料,應認真審核,确保審批正确、資料正确、申請符合性企業郵箱等。

5、本規定最終解釋權歸行政部,此前與本規定相沖突者,均以本規定爲準。

6、本規定自文件發布之日起正式生效執行。

7、相關附件

附件1:企業郵箱申請企業郵箱

附件2:企業郵箱簽名模闆

xx公司行政部

xx年xx月xx日

以上是138企業郵箱對“企業郵箱使用規範”的詳細講解

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