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防範郵件信息洩露需要選擇安全雲企業郵箱

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防範郵件信息洩露需要選擇安全雲企業郵箱電子郵件作爲互聯網時代最基本的通訊工具之一,人們已經習慣使用電子郵件實現簡單的文件傳輸,包括文本信息的傳輸、程序文件的傳輸、圖片、聲音文件的傳輸以及視頻文件的傳輸。但随着電子郵件的發展,人們漸漸發現了一些緻命的問題。有調查顯示,有70%的企業擔憂電子郵件淪爲洩密管道,緻使機密資料誤入他人之手。此外,更有半數的員工承認曾經在工作時不慎将不雅或機密的電子郵件錯送給他人。

首先,我們來梳理一下,郵件發送都存在哪些洩密隐患:
1.發送郵件不受限制,無意間的操作就可能把重大機密經由網絡散播出去。
2.經不住利益誘惑,在職期間利用電子郵件信息傳遞的快捷便利性,把商業機密轉發給競争對手。
3.員工用郵件發送了哪些内容,發給了誰,無從知曉。
知道了員工郵件洩密的主要隐患,接下來談談如何解決這些問題。

一、限制郵件内容
可對指定關鍵字如“主題、正文内容、附件名”等内容設置管控策略,設置郵件主題或内容包含某些敏感關鍵字時,限制郵件發送,如銀行賬号和密碼、财務報表、技術資料等,防止企業商業秘密洩密。

二、文件加密保護
對於用戶終端上的文件進行加密保護,從源頭控制信息外洩。加密後的文件通過郵箱非授權外發出去,文件打不開或顯示亂碼,有效防止通過郵件外發洩密;如果文件需要外發給合作夥伴,可提交申請解密外發,多一層審核,多一層保護。

三、全面審計,安全警惕
通過監視終端的郵件收發記錄,包括popmail和webmail郵件收發記錄,及時發現違規操作;同時可以把郵件發送的附件内容備份到服務器,爲事後追查、取證分析提供有力依據,有效監控與警惕内部人員合規使用郵件。

郵件要用,而且要安全使用!通過對郵件的洩密隐患的分析,從郵件内容發送限制到操作審計,并結合源頭數據加密技術,實現“郵件可用、可管、可控”的管理效果,防止郵件洩密。

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