專注於安全的企業郵箱
全球領先的雲計算服務提供商
寫郵件時不應該忽略的原則和細節
閱讀(3997)標籤：寫郵件
電子郵件是職場最基本的工作溝通形式，你或許已經習以爲常。然而，如何通過郵件準确傳達你的溝通意圖？如何通過郵件展現你的職場禮儀與态度？如何讓撰寫郵件的過程更加高效簡單？
這篇文章不會面面俱到，但在撰寫和發送每一封郵件時，請确保你知道以下原則和細節：
1） 清楚自己此刻發這封郵件的目的，即要給誰說什麽事情，期待對方看到後有怎樣的回應/行動。每封郵件隻針對一個主題。
2）保持語言簡潔，分段清晰
一個詞能講清楚的事絕不用一句話來寫。盡量不用晦澀的低頻詞彙，在寫英文郵件時，盡量使用簡單句，力求清晰、簡單、準确。
字體也不要花哨，建議中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字，據說這是經研究證明最适合在線閱讀的字号和字體。
3）寫完正文再填寫收件人
（來自用戶@flypig的觀點）寫新郵件的最佳順序應該是：附件、正文、标題、收件人。
附件是最容易忘記的東西，所以最好先把它貼進郵件。收件人放在最後，是因爲随着正文的進行，你很有可能會調整郵件的标題和收件人。所以這樣的順序也避免了等郵件發出去以後再加各種人進來。
4）附件也需規範命名，并在正文中被提及
如果需要發送多個附件，請在正文裡提及附件的個數及附件名，并給每個附件一個簡短的描述。
同時，因爲附件的文件名可能會被縮略顯示，所以爲避免幾個附件難以分辨，在命名附件時，最好将每個附件的關鍵詞放在最開始幾個字。
5）稱呼外籍高管有訣竅
在外企環境中，同事間的郵件使用Dear+英文名（或中文名拼音）的方式是最爲保險的。
在發郵件給外籍人士時，需要特别關注他們的特殊稱謂。
在歐美國家，相比Director, VP之類的職位Title，一部分偏技術型的高管更喜歡對方稱呼能夠彰顯他他們曆或特殊身份的Title，如: DearDr. xxx, Dear Professor xxx。因此，你需要留心一下對方的簽名，如果看到了Dr. 或者Professor之類的詞彙，說明對方很看重這個Title，在郵件中如此稱呼，可以表示足夠的尊重。
如果溝通對象是日本人，你也可以在郵件開頭的稱呼中在姓氏後加上後綴-san（如Dear Satou-san），這相當於XX先生或XX女士，相信對方可以感受到你的誠意。
6）正文采用倒金字塔叙事法，字體勿花哨
（來自用戶@flypig的觀點）在正文開頭，你需要用一段話或一句話概括郵件主要内容，說明你此次溝通的訴求。講清楚“四個W 和一個H”——誰（Who）、什麽（What）、何時（When）、爲什麽（Why）、怎麽樣（How）。說清楚這些，再慢慢展開、旁征博引、羅列數據、推演流程。
如果正文要講複雜的事，建議把内容分成幾個大部分，每部分再分成幾個點，以重要性和緊急程度排序，以求邏輯清楚、層次清晰。同時，将重點部分加粗或高亮(highlight)，最好對方隻用讀加粗部分就能明白郵件在說什麽。
7）标題用固定格式讓你事半功倍
郵件标題是爲了讓收件人盡量隻看标題就可以對該郵件有個大體了解，确定郵件的緊急重要程度、自己需要做什麽、截止時間等，所以樣的标題結構或許可以幫到你：内容類别+郵件主題概括+時間+發件人。例如：【重要】【待确認】XX項目第一次會議議程_0501_肖戴維。規範的格式和醒目的關鍵詞也便於日後檢索。
8）慎重選擇收件人
收件人的選擇和排序需要拿捏，在你發送郵件之前，最好确認所有收件人需要此消息并且可以知道此信息。
而關於抄送和密送，知乎用戶@Yanyande的解釋簡明易懂：我發了一封郵件給a，抄送給b，密送給c。這表明，我要告知a某件事，這封郵件a是應該要看的；我隻是告知b有這封郵件，b看不看都可以；我希望c知道這件事，同時不希望ab知道我告訴了c。職場慎用密送。
在回複郵件讨論問題需要加入更多收件人的時候，可以在郵件開始處寫上「+David」之類的提示，這對於原有收件人和新加進來的收件人都是尊重。
最後，很忌諱的做法，就是在郵件讨論陷入某種僵局的時候，把部門或公司裡的頭頭腦腦加入郵件。成熟的老闆并不會因爲忽然被加入一個争論而立刻做出反應。
9）在簽名中加上你的LinkedIn鏈接
關於郵件末尾的問候語，網絡上流傳的說明圖已經講得非常清晰。
在移動設備上撰寫的郵件多是純文本形式，格式和排版都可很不方便閱讀，此時，在簽名中加上一句“Sent from my mobile device. Sorry for any typo.”就可以很得體地解決這個問題。
一封沒有簽名的郵件是不完整的，現在流行在簽名裡留上你的LinkedIn鏈接，一份漂亮的LinkedIn profile可以很好地展現你的職業身份，而持續增加的LinkedIn聯絡人也可以給你帶來意想不到的商業機會。
10）可輔助利用即時通訊工具提醒對方回複郵件
發送重要郵件且需要對方盡快回複的情況下，可以選擇電話提醒或發送信息，确保對方收到郵件，最好能獲得對方在什麽時間之前可以回複郵件的承諾。
對敏感或者機密的信息，千萬記得在發送時标注confidential标記，或在發送時設置禁止轉發和打印，以防止信息外洩。
掌握以上撰寫郵件技巧可以幫助我們更好利用電子郵件這一溝通工具，不過，與此同時，還有一些宏觀的原則可能被忽視，意識到這些，或許你可以更好地保護自己。
1）對每一封郵件負責
在發出或回複任何郵件之前，請思考：在法庭上，這封郵件會成爲對我不利的證據嗎？在數字時代，郵件就是所謂的“白底黑字”。就算你有天大的不滿，哪怕去會議室和人大吵一架，也不要随随便便發出一封怒氣沖沖的郵件。
在非常正式的商務郵件中，引用數據與資料最好标明出處，以便收件人核對。
2）郵件的歸屬權在於公司
你應該明白的是，在很多國家和地區的法律定義中，公司郵箱裡的郵件都是公司資産。這意味着，公司有權力看你的任何一封郵件。而且，在公司的電腦上，哪怕是用個人郵箱發出的信件，都可能被定義爲公司資産。
這意味着，不要用公司郵箱發不該發的東西，更嚴格的說法是，如果你覺得某件事不能在公司的公告牌上公布出來，就不要在郵件中提及它。
3）态度盡量溫和積極
電子郵件交流時，對方隻能看到文字卻感受不到語氣，因此，在發郵件時需要考慮收件人與自己的熟絡程度、等級關系以及郵件的性質，措辭盡量妥當溫和。如知乎用戶@鄧妍在專欄文章《電子郵件裡的小心思》所提出的的例子，“我們這樣做不合适”vs“你這樣做不合适”，收信人的感受會明顯不同。
這篇文章不會面面俱到，但在撰寫和發送每一封郵件時，請确保你知道以下原則和細節：
1） 清楚自己此刻發這封郵件的目的，即要給誰說什麽事情，期待對方看到後有怎樣的回應/行動。每封郵件隻針對一個主題。
2）保持語言簡潔，分段清晰
一個詞能講清楚的事絕不用一句話來寫。盡量不用晦澀的低頻詞彙，在寫英文郵件時，盡量使用簡單句，力求清晰、簡單、準确。
字體也不要花哨，建議中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字，據說這是經研究證明最适合在線閱讀的字号和字體。
3）寫完正文再填寫收件人
（來自用戶@flypig的觀點）寫新郵件的最佳順序應該是：附件、正文、标題、收件人。
附件是最容易忘記的東西，所以最好先把它貼進郵件。收件人放在最後，是因爲随着正文的進行，你很有可能會調整郵件的标題和收件人。所以這樣的順序也避免了等郵件發出去以後再加各種人進來。
4）附件也需規範命名，并在正文中被提及
如果需要發送多個附件，請在正文裡提及附件的個數及附件名，并給每個附件一個簡短的描述。
同時，因爲附件的文件名可能會被縮略顯示，所以爲避免幾個附件難以分辨，在命名附件時，最好将每個附件的關鍵詞放在最開始幾個字。
5）稱呼外籍高管有訣竅
在外企環境中，同事間的郵件使用Dear+英文名（或中文名拼音）的方式是最爲保險的。
在發郵件給外籍人士時，需要特别關注他們的特殊稱謂。
在歐美國家，相比Director, VP之類的職位Title，一部分偏技術型的高管更喜歡對方稱呼能夠彰顯他他們曆或特殊身份的Title，如: DearDr. xxx, Dear Professor xxx。因此，你需要留心一下對方的簽名，如果看到了Dr. 或者Professor之類的詞彙，說明對方很看重這個Title，在郵件中如此稱呼，可以表示足夠的尊重。
如果溝通對象是日本人，你也可以在郵件開頭的稱呼中在姓氏後加上後綴-san（如Dear Satou-san），這相當於XX先生或XX女士，相信對方可以感受到你的誠意。
6）正文采用倒金字塔叙事法，字體勿花哨
（來自用戶@flypig的觀點）在正文開頭，你需要用一段話或一句話概括郵件主要内容，說明你此次溝通的訴求。講清楚“四個W 和一個H”——誰（Who）、什麽（What）、何時（When）、爲什麽（Why）、怎麽樣（How）。說清楚這些，再慢慢展開、旁征博引、羅列數據、推演流程。
如果正文要講複雜的事，建議把内容分成幾個大部分，每部分再分成幾個點，以重要性和緊急程度排序，以求邏輯清楚、層次清晰。同時，将重點部分加粗或高亮(highlight)，最好對方隻用讀加粗部分就能明白郵件在說什麽。
7）标題用固定格式讓你事半功倍
郵件标題是爲了讓收件人盡量隻看标題就可以對該郵件有個大體了解，确定郵件的緊急重要程度、自己需要做什麽、截止時間等，所以樣的标題結構或許可以幫到你：内容類别+郵件主題概括+時間+發件人。例如：【重要】【待确認】XX項目第一次會議議程_0501_肖戴維。規範的格式和醒目的關鍵詞也便於日後檢索。
8）慎重選擇收件人
收件人的選擇和排序需要拿捏，在你發送郵件之前，最好确認所有收件人需要此消息并且可以知道此信息。
而關於抄送和密送，知乎用戶@Yanyande的解釋簡明易懂：我發了一封郵件給a，抄送給b，密送給c。這表明，我要告知a某件事，這封郵件a是應該要看的；我隻是告知b有這封郵件，b看不看都可以；我希望c知道這件事，同時不希望ab知道我告訴了c。職場慎用密送。
在回複郵件讨論問題需要加入更多收件人的時候，可以在郵件開始處寫上「+David」之類的提示，這對於原有收件人和新加進來的收件人都是尊重。
最後，很忌諱的做法，就是在郵件讨論陷入某種僵局的時候，把部門或公司裡的頭頭腦腦加入郵件。成熟的老闆并不會因爲忽然被加入一個争論而立刻做出反應。
9）在簽名中加上你的LinkedIn鏈接
關於郵件末尾的問候語，網絡上流傳的說明圖已經講得非常清晰。
在移動設備上撰寫的郵件多是純文本形式，格式和排版都可很不方便閱讀，此時，在簽名中加上一句“Sent from my mobile device. Sorry for any typo.”就可以很得體地解決這個問題。
一封沒有簽名的郵件是不完整的，現在流行在簽名裡留上你的LinkedIn鏈接，一份漂亮的LinkedIn profile可以很好地展現你的職業身份，而持續增加的LinkedIn聯絡人也可以給你帶來意想不到的商業機會。
10）可輔助利用即時通訊工具提醒對方回複郵件
發送重要郵件且需要對方盡快回複的情況下，可以選擇電話提醒或發送信息，确保對方收到郵件，最好能獲得對方在什麽時間之前可以回複郵件的承諾。
對敏感或者機密的信息，千萬記得在發送時标注confidential标記，或在發送時設置禁止轉發和打印，以防止信息外洩。
掌握以上撰寫郵件技巧可以幫助我們更好利用電子郵件這一溝通工具，不過，與此同時，還有一些宏觀的原則可能被忽視，意識到這些，或許你可以更好地保護自己。
1）對每一封郵件負責
在發出或回複任何郵件之前，請思考：在法庭上，這封郵件會成爲對我不利的證據嗎？在數字時代，郵件就是所謂的“白底黑字”。就算你有天大的不滿，哪怕去會議室和人大吵一架，也不要随随便便發出一封怒氣沖沖的郵件。
在非常正式的商務郵件中，引用數據與資料最好标明出處，以便收件人核對。
2）郵件的歸屬權在於公司
你應該明白的是，在很多國家和地區的法律定義中，公司郵箱裡的郵件都是公司資産。這意味着，公司有權力看你的任何一封郵件。而且，在公司的電腦上，哪怕是用個人郵箱發出的信件，都可能被定義爲公司資産。
這意味着，不要用公司郵箱發不該發的東西，更嚴格的說法是，如果你覺得某件事不能在公司的公告牌上公布出來，就不要在郵件中提及它。
3）态度盡量溫和積極
電子郵件交流時，對方隻能看到文字卻感受不到語氣，因此，在發郵件時需要考慮收件人與自己的熟絡程度、等級關系以及郵件的性質，措辭盡量妥當溫和。如知乎用戶@鄧妍在專欄文章《電子郵件裡的小心思》所提出的的例子，“我們這樣做不合适”vs“你這樣做不合适”，收信人的感受會明顯不同。
當事情收尾的時候，會有一些可回可不回的郵件，能夠回複的最好盡量回複，簡短即可。這就像打電話一樣，尤其是剛入職者，應該是最後挂電話的人。
溫馨提醒：建議企業在選擇使用公司郵箱時，選擇138企業郵箱，以便更順利的進行郵件收發。138企業郵箱有超過十年運維經驗，有超過8億用戶可信賴的郵箱系統，是企業郵箱購買的首選！138企業郵箱注冊購買鏈接：http://www.138.gz.cn/charges_3.html
文章標籤：寫郵件
