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外貿郵件中必須注意的細節，你忽略了哪些？
閱讀(2230)標籤：外貿郵件
本來不想寫太細節的東西以免束縛了大家的思維，但從我近段時間收到的郵件看，還存在着蠻多問題，所以本文爲大家整理了外貿郵件的一些細節。
郵件主題
許多人對於主題并不是很在意，但在這個快節奏社會，一個好的主題能更好地吸引客戶的關注，幫助客戶決定是否要打開郵件，并且讓客戶在未來需要檢索過往郵件的時候更容易看到這封郵件。
這裡分爲兩種情況，一種是相對熟悉的客戶，一種是陌生的客戶。
相對熟悉的客戶：在主題中點出正文的大意即可，例如Quotation of A/C from XXX-20170626。既方便用戶明确你的郵件主旨，還能讓他今後還有需要的時候快速找到你，多次合作，何樂而不爲呢？
相對陌生的客戶：我看到不少人把自己的公司名字作爲主題，個人認爲這樣的主題不是最好的。我建議主題中最好包含自己的産品名字。因爲客戶每天都會收到許多來自陌生供應商的郵件，掃一眼郵件主題就發現是和他的生意相關的，他當然會優先打開你的郵件。
發件人
這裡的發件人指的是當客戶收到你郵件的時候，和主題在一起顯示的發件人信息。常規來說，大家會用自己的英文名字作爲發件人，但我認爲，在名字後面加上自己的公司名字甚至産品名字效果會更好一些，提高客戶對你的辨識度。
郵件正文
客戶給你回複的郵件用的是什麽字體、什麽字号、怎樣的排版，代表了對方的偏好，雖說我們不一定就要完全按着客戶的版式來，但至少不要到讓客戶看一眼都覺得煩的地步。所有雜亂無章的，大小寫亂來的，字體字号不統一的，這裡一堆紅色那裡一堆藍色的，都很難吸引别人閱讀的欲望，更加會給客戶留下不嚴謹不專業的印象。
其次，關於要不要在郵件正文中放圖片或者表格的問題，我的看法是這樣的：
1.陌生客戶就最好不要了，以防被對方的服務器當成垃圾郵件。
2.已經有一定來往的客戶，直接在郵件正文中放圖片或表格，有着非常直觀的效果，但前提是圖片和表格僅僅作爲直觀展示的作用，而且表格中的各項彙總數據，例如總金額總數量之類的你全部都做好了，客戶隻需要看就行。而那些客戶可能需要另存爲或者修改之類的東西，例如報價表，就最好還是采用附件的形式。
郵件簽名
說說是否要在簽名檔放郵箱地址的問題。有人可能會覺得既然客戶收到了我的郵件，那他自然就知道了我的郵箱地址是多少，在簽名檔放的話太多餘，但在許多公司，郵件往往會被轉發來轉發去，有時候由於某個人的客戶端設置問題就會導緻你郵箱地址消失，反正在簽名檔加個郵箱地址又不礙事，我們幹嘛不把這種可能性直接扼殺在搖籃中？
附件
有些供應商發出去的附件，其命名往往是一堆對客戶來說毫無意義的東西，例如産品圖片用的是隻有自己才能看得懂的産品型号，或者從相機導出來的時候叫什麽文件名就用什麽文件名。建議：
1.命名要讓對方能輕易看懂這到底是個什麽文件，假如是測試報告，是什麽産品什麽型号什麽時候的測試報告。
2.最好做到讓對方另存爲的時候不再需要更改文件名。
3.郵件正文中最好對附件有一個描述。
最後的最後，稍微總結一下：
1.發郵件的目的是要産生效果，盡量站在收信人的角度思考，我們才能确保效果的最大化。
2.TOP SALES并不意味着就是能說會道，讓客戶事無巨細都能有如沐春風的感覺，也是一種重要的特質，與人方便，最後總會給自己帶來方便。
3.處理好郵件的細節不一定就能帶來訂單，但一定能讓客戶更好地記住你這個人。
郵件主題
許多人對於主題并不是很在意，但在這個快節奏社會，一個好的主題能更好地吸引客戶的關注，幫助客戶決定是否要打開郵件，并且讓客戶在未來需要檢索過往郵件的時候更容易看到這封郵件。
這裡分爲兩種情況，一種是相對熟悉的客戶，一種是陌生的客戶。
相對熟悉的客戶：在主題中點出正文的大意即可，例如Quotation of A/C from XXX-20170626。既方便用戶明确你的郵件主旨，還能讓他今後還有需要的時候快速找到你，多次合作，何樂而不爲呢？
相對陌生的客戶：我看到不少人把自己的公司名字作爲主題，個人認爲這樣的主題不是最好的。我建議主題中最好包含自己的産品名字。因爲客戶每天都會收到許多來自陌生供應商的郵件，掃一眼郵件主題就發現是和他的生意相關的，他當然會優先打開你的郵件。
發件人
這裡的發件人指的是當客戶收到你郵件的時候，和主題在一起顯示的發件人信息。常規來說，大家會用自己的英文名字作爲發件人，但我認爲，在名字後面加上自己的公司名字甚至産品名字效果會更好一些，提高客戶對你的辨識度。
郵件正文
客戶給你回複的郵件用的是什麽字體、什麽字号、怎樣的排版，代表了對方的偏好，雖說我們不一定就要完全按着客戶的版式來，但至少不要到讓客戶看一眼都覺得煩的地步。所有雜亂無章的，大小寫亂來的，字體字号不統一的，這裡一堆紅色那裡一堆藍色的，都很難吸引别人閱讀的欲望，更加會給客戶留下不嚴謹不專業的印象。
其次，關於要不要在郵件正文中放圖片或者表格的問題，我的看法是這樣的：
1.陌生客戶就最好不要了，以防被對方的服務器當成垃圾郵件。
2.已經有一定來往的客戶，直接在郵件正文中放圖片或表格，有着非常直觀的效果，但前提是圖片和表格僅僅作爲直觀展示的作用，而且表格中的各項彙總數據，例如總金額總數量之類的你全部都做好了，客戶隻需要看就行。而那些客戶可能需要另存爲或者修改之類的東西，例如報價表，就最好還是采用附件的形式。
郵件簽名
說說是否要在簽名檔放郵箱地址的問題。有人可能會覺得既然客戶收到了我的郵件，那他自然就知道了我的郵箱地址是多少，在簽名檔放的話太多餘，但在許多公司，郵件往往會被轉發來轉發去，有時候由於某個人的客戶端設置問題就會導緻你郵箱地址消失，反正在簽名檔加個郵箱地址又不礙事，我們幹嘛不把這種可能性直接扼殺在搖籃中？
附件
有些供應商發出去的附件，其命名往往是一堆對客戶來說毫無意義的東西，例如産品圖片用的是隻有自己才能看得懂的産品型号，或者從相機導出來的時候叫什麽文件名就用什麽文件名。建議：
1.命名要讓對方能輕易看懂這到底是個什麽文件，假如是測試報告，是什麽産品什麽型号什麽時候的測試報告。
2.最好做到讓對方另存爲的時候不再需要更改文件名。
3.郵件正文中最好對附件有一個描述。
最後的最後，稍微總結一下：
1.發郵件的目的是要産生效果，盡量站在收信人的角度思考，我們才能确保效果的最大化。
2.TOP SALES并不意味着就是能說會道，讓客戶事無巨細都能有如沐春風的感覺，也是一種重要的特質，與人方便，最後總會給自己帶來方便。
3.處理好郵件的細節不一定就能帶來訂單，但一定能讓客戶更好地記住你這個人。
4.把客戶當成傻瓜一樣來對待，事事爲他考慮周全，總有一天客戶會真變成傻瓜一樣離不開你。
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